Projectdocumenten die zichzelf archiveren
Sleep contracten, hoeveelhedenstaten, tekeningen, facturen, vergunningen, certificaten en bouwplaatsfoto’s in een project en Metrak sorteert elk bestand op type - op basis van de bestandsnaam, in het Arabisch of Engels. AutoCAD-bestanden gaan naar het tekeningenregister, camerafoto’s naar de fototijdlijn, en alles is later met één filter terug te vinden.
Geen categorie kiezen
“INV-2031.pdf” is een factuur, “A-101 Plattegrond begane grond.pdf” een tekening, “عقد مقاولة الفيلا.pdf” een contract - Metrak sorteert tijdens het uploaden.
Alles binnen seconden vinden
Filter een project op contracten, facturen, vergunningen of certificaten in plaats van door een gedeelde map te scrollen.
Eén keer opgeslagen, veilig
Hetzelfde bestand dat twee keer wordt geüpload, wordt één keer opgeslagen; elk document blijft gekoppeld aan zijn project en historie.
Foto’s en tekeningen op hun plek
Bouwplaatsfoto’s vormen de fototijdlijn; DWG- en DXF-bestanden openen in de tekeningviewer met hun revisies.
Zo werkt het
- 1
Uploaden
Via web of telefoon - camera, galerij of bestanden, tot 100 MB per bestand.
- 2
Metrak sorteert
Elk bestand krijgt automatisch zijn type; je kunt het altijd zelf kiezen of wijzigen.
- 3
Filteren en delen
Vind documenten op type en project, print projectdocumenten of deel ze via het klantportaal.
Het probleem met de gedeelde map
Elke aannemer heeft dezelfde map: honderden bestanden met namen als scan, IMG en definitief-definitief. Mensen bij elke upload een categorie laten kiezen werkt niet op de bouwplaats. Automatisch sorteren - en laten corrigeren - houdt een documentregister ook na de derde maand bruikbaar.
Hoe het automatisch sorteren werkt
Duidelijke gevallen gaan via regels: AutoCAD-tekeningen zijn tekeningen, camerafoto’s zijn foto’s, video’s blijven media. Al het andere wordt door AI op basis van de bestandsnaam ingedeeld in de documenttypen van Metrak - contract, hoeveelhedenstaat, tekening, vergunning, bouwplaatsrapport, factuur, inkooporder, offerte, meerwerkopdracht, certificaat, haalbaarheidsstudie - en een naam zonder aanwijzing blijft “Overig” in plaats van een gok.
Veelgestelde vragen
Moet ik bij het uploaden een categorie kiezen?
Nee. “Automatisch herkennen” is de standaard; Metrak sorteert het bestand en je kunt het op elk moment wijzigen.
Leest het Arabische bestandsnamen?
Ja. Arabische en Engelse namen worden allebei begrepen - “فاتورة حديد” is een factuur, “رخصة البناء” een bouwvergunning.
Wordt de inhoud van het bestand ergens naartoe gestuurd?
Voor het sorteren worden alleen de bestandsnaam en het bestandstype gebruikt - niet het bestand zelf.
Zit het in het gratis abonnement?
Ja. Documenten en automatisch sorteren zijn gratis; abonnementen verschillen in hoeveel bestanden elk project kan bevatten.
Meer van Metrak
Geef elk document een plek
Begin gratis en upload je projectbestanden - Metrak doet het archiveren.